Stichting Trefcentrum Kunderhoes
Hogeweg 74, 6367 BG VOERENDAAL
Artikel 1
Het algemeen toezicht berust bij het bestuur van de Stichting Trefcentrum Kunderhoes. De huurders nemen de door hen aangegeven aanwijzingen in acht. Dit algemeen toezicht ontheft de huurders niet van de plicht zelf toezicht uit te oefenen op medegebruikers en het publiek. Alle aanwijzingen, gegeven door het bestuur/beheerder, dienen te worden opgevolgd.
Stichting Trefcentrum Kunderhoes (hierna te noemen de verhuurder) verhuurt Trefcentrum Kunderhoes als gehele of gedeeltelijke accommodatie op basis van de gereserveerde ruimte(n). De gehuurde ruimte mag als inlooptijd voor het gereed zetten van de ruimte niet eerder dan maximaal vijftien minuten vóór de overeengekomen huurtijd worden betreden. Dit uiteraard alleen als de ruimte niet in gebruik is en er geen werkzaamheden worden verricht. Vijftien minuten na afloop van de huurtijd moet de ruimte beschikbaar zijn voor andere huurders.
Indien de huurder bovenstaande afspraak niet nakomt, wordt de extra tijd tegen het geldende tarief in rekening gebracht. De extra tijd is minimaal 30 minuten.
De minimale tijd dat een ruimte gehuurd kan worden is 60 minuten.
Huurders moeten minimaal 24 uur van de voren doorgeven dat geen gebruik gemaakt gaat worden van de gemaakte huurafspraak. Bij verzuim hiervan dient het huurbedrag toch betaald te worden. Indien er extra drank besteld is, dient de afmelding minimaal 2 weken van te voren schriftelijk of per email doorgegeven te worden.
Moet extra drank besteld worden, dan is de opzegtermijn 2 weken
Artikel 2
Indien de huurder de voorzaal huurt, is de huurprijs inclusief gebruik van het buffet in de voorzaal en eventueel de keuken na overleg met de beheerder.
Artikel 3a:
Indien de huurder de podiumzaal huurt, is de huurprijs inclusief gebruik van de podiumruimte en het kelnerbuffet.
Artikel 3b
Indien de huurder de middenzaal huurt, kan ook eventueel gebruik worden gemaakt van de keuken na overleg met de beheerder.
Artikel 4:
In geval van gelijktijdig verhuur van de middenzaal en de voorzaal waarbij sprake is van verschillende huurders zal het gebruik van de keukenruimte (welke via zowel de middenzaal als ook de voorzaal bereikbaar is) nader afgestemd dienen te worden. De huurder zal in eerste instantie aan moeten geven of hij/zij het gebruik van de keukenruimte noodzakelijk acht.
Het gebruik van de keuken kan alleen na overleg met beheerder en dan worden geen extra huurkosten berekend!
Van de koffiehoek kan alleen gebruik gemaakt worden voor gezellig samenzijn onder het genot van een kop koffie, echter niet als vergaderruimte.
Artikel 5:
Het is verboden om in Trefcentrum Kunderhoes bijeenkomsten van persoonlijke aard (zoals bruiloften, communiefeesten, recepties, partijen, etc.) te houden.
De huurder dient dan ook vooraf het Stichtingsbestuur Trefcentrum Kunderhoes in kennis te stellen van de aard van het te organiseren/te houden evenement. Let op: drank- en horecawetgeving wordt nageleefd en gehandhaafd!
Ter verduidelijking:
- Er mogen 5 koffietafels(zonder alcohol) per jaar worden gehouden voor overleden inwoners van Voerendaal.
- Verenigingen die zijn gehuisvest in het Trefcentrum Kunderhoes mogen evenementen organiseren waarbij alcoholhoudende drank wordt verstrekt.
- Er mogen 2 recepties per jaar worden georganiseerd met aansluitend een feestavond waarbij alcoholhoudende drank wordt verstrekt voor verenigingen die zijn gehuisvest in het Trefcentrum Kunderhoes.
- Bovenstaand activiteiten (1-3) moeten worden gemeld bij de gemeente. Het kan zijn dat er ontheffingen of vergunningen nodig zijn. De kosten komen voor rekening van de organisator. Melding bij gemeente geschiedt in overleg van huurder met verhuurder.
Artikel 6:
Voor zover het verstrekken van alcoholhoudende drank toegestaan is, mogen alleen bier, wijn en gedistilleerd met minder dan 15% alcohol verstrekt worden. Het verstrekken van drank mag alleen gebeuren door personen die in het bezit zijn van een IVA-certificaat of een SVH-diploma.
Artikel 7:
Geen drank, in welke vorm dan ook, mag door de huurders worden meegebracht. Alle drank moet worden afgenomen van het Kunderhoes.
Gebeurt dit wel, dan wordt de meegebrachte drank in beslag genomen en gefactureerd tegen de dan geldende consumptieprijzen.
Artikel 8:
De huurtarieven zijn exclusief de kosten welke verbonden zijn:
- aan het inzetten van vakbekwaam personeel zoals tapper(s), kelner(s), verkoper(s) van consumptiebonnen, medewerker(s) voor eventuele catering, etc.
- het eventueel ter beschikking stellen van door de huurder noodzakelijk geachte aanvullende decoratiematerialen, geluidsinstallatie, decoratieve belichting en verlichting, etc. De huurder wordt geacht om hiervoor zelf zorg te dragen.
- de huurtarieven zijn inclusief BTW
- kosten van eventueel aangevraagde vergunningen
Artikel 9:
Het is niet toegestaan dat huurders van een of meerdere ruimten gebruik maken zonder dat deze gereserveerd zijn bij de verhuurder.
Artikel 10:
Na afloop van het door de huurder georganiseerde evenement wordt door de beheerder de balans opgemaakt inzake:
- het totaal aantal verstrekte consumpties op basis van volle flessen die zijn neergezet bij aanvang en na afloop aanwezig zijn.
- emballage (lege bierfusten, lege flessen frisdrank, etc.)
- breuk inzake glaswerk en serviesgoed
Aan de hand van bovenstaande gegevens wordt door verhuurder een gespecificeerde factuur opgesteld waarop vermeld staat:
- de huurkosten.
- het aantal consumpties vermenigvuldigd met de door de verhuurder bepaalde prijs per consumptie.
- vervangingskosten voor eventuele breuk van glaswerk en serviesgoed.
Artikel 11:
Eventuele inkomsten welke huurder geniet via entreegelden of garderobe komen geheel ten goede aan de huurder tenzij anders overeengekomen.
Artikel 12:
Voor het verrichten van schoonmaakwerkzaamheden zijn geen kosten verschuldigd mits de accommodatie na gebruik in dezelfde staat wordt opgeleverd als ten tijde van de ingebruikname waarbij het gangpad van de entree niet vergeten mag worden.
Iedere huurder is gehouden zorg te dragen voor de orde en netheid in en om het gebouw.
Bij in gebreke blijven hiervan door de huurder zullen schoonmaakkosten in rekening worden gebracht. Mocht door onverwachte omstandigheden de ruimten vervuild raken, dan is huurder verplicht om dit direct binnen 24 uur te melden. Is hiervoor extra reiniging noodzakelijk, dan worden deze schoonmaakkosten in rekening gebracht bij huurder.
Artikel 13:
Betaling van de door Stichtingsbestuur Trefcentrum Kunderhoes bij de huurder ingediende factuur dient te worden voldaan binnen 14 dagen na factuurdatum.
Indien de huurder in gebreke blijft de factuur tijdig te voldoen, heeft verhuurder het recht om de factuur middels een incassobureau te laten invorderen. De kosten van de zijde van het incassobureau komen geheel ten laste van de huurder.
Artikel 14:
De huurder draagt er zorg voor dat in Trefcentrum Kunderhoes géén activiteiten plaatsvinden welke in strijd zijn met de Nederlandse wetgeving, de algemene plaatselijke verordening (APV) en drank en horecawet.Aanwijzingen zoals die in de vergunning staan moeten worden nageleefd evenals die van de beheerder of bestuursleden.
Artikel 15:
Verhuurder is verplicht om in geval van openbare activiteiten een Kennisgevingsformulier Incidentele Festiviteiten in tweevoud in te dienen bij de gemeente.
De huurder wordt derhalve bij deze verplicht om de verhuurder in kennis te stellen van de aard van het door hem/haar georganiseerde evenement, zodat verhuurder (zo nodig in overleg met de gemeente) kan beoordelen of een kennisgeving in 2-voud ingediend moet worden.
Mocht de verhuurder door de huurder foutief geïnformeerd worden, dan kan de verhuurder nimmer aansprakelijk gesteld worden voor eventuele gevolgschade!
Bij aanvraag voor het huren van ruimte dient schriftelijk aangegeven te worden wat de inhoud is van de festiviteit op de betreffende gereserveerde ruimte.
Mochten na reservering van een of meer ruimte blijken dat de opzet van festiviteiten niet stroken met doelstellingen van de stichting, dan kan de stichting tot 1 week voor aanvang van de activiteit aan de huurder van betreffende ruimte de reservering annuleren.
Artikel 16:
Gebruik van Trefcentrum Kunderhoes geschiedt voor risico, rekening en verantwoordelijkheid van de huurder. Voor alle soorten schade welke in of aan het gebouw door en/of aan bezoekers en/of aan huurders worden veroorzaakt, dient de huurder een W.A.-verzekering en/of schadeverzekering af te sluiten c.q. verzekerd te zijn!
Stichting Trefcentrum Kunderhoes kan nimmer hiervoor aansprakelijk gesteld worden.
Artikel 17:
Op alle buitendeuren is een bordje cameratoezicht aanwezig. Het stichtingsbestuur maakt gebruik van cameratoezicht om personen en eigendommen te beschermen. Ook wordt gebruik gemaakt van cameratoezicht om te monitoren of huurders de gemaakte afspraken nakomen aangezien niet continue een beheerder aanwezig is. De camerabeelden worden niet langer bewaard dan noodzakelijk, maximaal 48 uur. Is echter sprake van een vastgelegd incident, dan worden de beelden bewaard totdat het betreffende incident is afgehandeld!
Artikel 18:
Per huurder kan in beginsel één sleutel ter beschikking gesteld worden.
De sleutel wordt ter beschikking gesteld door de beheerder en voor de incidentele huurder geldt dat deze uiterlijk daags na het door de huurder georganiseerde evenement dient te worden terugbezorgd bij de beheerder.
Vaste huurders kunnen een eigen sleutel krijgen. Bij verlies van deze sleutel wordt € 50,00 in rekening gebracht. Voor extra’s sleutels wordt € 50,00 borg in rekening gebracht. Indien een sleutel verloren is gegaan en moet worden vervangen, dan worden daarvoor de daadwerkelijke kosten plus eventuele borg à € 50,00 in rekening gebracht.
Ten behoeve van de veiligheid mag de toegangsdeur van het trefcentrum alleen voor eigen leden of eventuele bezoekers van de vereniging worden geopend.
Artikel 19:
De huurder wordt geacht dat hij uit zijn midden minimaal een hoofdverantwoordelijke aanstelt welke gedurende het gehele evenement aanwezig is. Deze, door de verhuurder aan te wijzen hoofdverantwoordelijke, dient in het bezit te zijn van een correct werkende mobiele telefoon en moet bekend zijn met de wettelijke voorschriften.
Denk hierbij aan een BHV- en EHBO-gediplomeerde zodat hij/zij bij eventuele calamiteiten in eerste instantie de meest elementaire hulp kan verlenen.
Parallel hieraan zal hij/zij de benodigde hulpdiensten zoals brandweer, ambulance, politie, etc. voor assistentie moeten kunnen oproepen.
De huurder dient erop toe te zien dat haar leden en eventuele bezoekers de bepalingen van dit huishoudelijk reglement naleven.
Indien het door de huurder te organiseren evenement van een dergelijke omvang is dat slechts een hoofdverantwoordelijke te beperkt is (zulks ter beoordeling van de huurder) dan dient de huurder zorg te dragen voor een gedegen draaiboek waarin vermeld;
- de diverse door de huurder benoemde verantwoordelijken met bijbehorende taken en verantwoordelijkheden.
- de namen van de voor de diverse functies verantwoordelijke personen.
- telefoonnummer(s) waarop men de verantwoordelijke personen kan bereiken en liefst ook overige ANW gegevens van de betrokken verantwoordelijken.
De gegevens die hiervoor worden ingevuld, zullen in kader van de AVG alleen ter inzage zijn voor het bestuur Stichting Trefcentrum Kunderhoes. Mocht de huurder niet in staat zijn om een juiste inschatting te doen van de door hem/haar te nemen acties dan is de verhuurder genegen om (met instemming van de huurder) hierin enige assistentie te verlenen echter de eindverantwoordelijkheid hieromtrent berust bij de huurder!
Artikel 20:
- Versieringen – zoals vlaggen, lampen, decoraties, slingers, etc. – in, aan en rond trefcentrum Kunderhoes mogen uitsluitend in overleg met en met toestemming van de verhuurder worden aangebracht. De huurder dient voldoende aandacht te schenken aan het aanbrengen van de versieringen waarbij hij/zij geacht wordt bekend te zijn met vereisten inzake o.a. brandveiligheid!
- Ventilatieroosters, brandmelders en verlichting moeten vrij blijven.
- Nooduitgangen, meterkasten en brandslangen mogen nimmer geblokkeerd zijn en dienen voor iedereen toegankelijk en duidelijk zichtbaar te blijven. Wees hierop bedacht bij het aanbrengen van decoratieve materialen zoals spandoeken (moeten brandwerend behandeld zijn), etc.
- Het stallen van (brom)fietsen en/of e-bikes kan op de daarvoor bestemde plaatsen (voorzijde of achterzijde achter gesloten poort van het Trefcentrum). Het is verboden om met deze (brom)fietsen en/of e-bikes het terrein op te fietsen en/of in het gebouw of voor de uitgangen te plaatsen !
- Gebreken en eventuele vernielingen c.q. beschadigingen zijn terstond te melden bij de verhuurder.
- In principe wordt alleen verwarmd in de herfst- en winterperiode zijnde vanaf 01 oktober tot 1 mei.
- De bediening van verwarmingsthermostaat mag alleen geschieden door de beheerder.
- Het is in alle ruimten van het gebouw ten strengste verboden te roken (ook e-sigaret)
- Het gebruik van waxinekaarsjes of gewone kaarsen is niet toegestaan Open vuur is ten strengste verboden. Gebruik van “waxinekaarsjes op batterijen” is wel toegestaan!
- Honden zijn alleen toegestaan als dat is overeengekomen met verhuurder.
- Het bezit, gebruik of verhandelen van drugs en/of hallucinerende middelen is verboden. Bij constatering hiervan, zijn wij verplicht de politie in te schakelen.
- Het veroorzaken van geluidoverlast bij het verlaten van het gebouw dient zoveel mogelijk te worden voorkomen. Houd rekening met omwonenden! Derhalve dienen de buitendeuren van het Kunderhoes steeds dicht te zijn.
- De huurder dient zich strikt te houden aan het van gemeentewege opgelegde maximaal aantal bezoekers, te weten:
- In de podiumzaal en middenzaal mogen maximaal 350 personen worden toegelaten en samen met de voorzaal zijn dat 500 personen maximaal !
- In de kleine zaal (voorzaal) mogen maximaal 100 personen worden toegelaten.
- De verhuurder kan de reservering van de gereserveerde ruimte(n), indien de indruk bestaat dat de huurder de gehuurde ruimte wil gebruiken voor andere doeleinden dan is afgesproken of in strijd met de wettelijke eisen is, te allen tijde annuleren.
Artikel 21:
De gemeente wordt, indien de stichting de huurovereenkomst wenst op te zeggen, hierover 6 maanden van te voren geïnformeerd.
Over het opzeggen van de huurovereenkomst (van gereserveerde ruimtes) worden de huurders 3 maanden van te voren geïnformeerd middels een bericht aan secretaris/contactpersoon.
Het stichtingsbestuur behoudt zich het recht voor om een activiteit uiterlijk 3 weken voor de geplande datum van de activiteit om deze te annuleren.
Artikel 22:
Zaken waarin dit reglement niet in voorziet is het besluit van bestuurslid of de beheerder binnen de bepalingen als omschreven in B.W. bindend voor de gereserveerde huurperiode op die dag.
Versie: januari 2025