Privacy Reglement

Stichting Trefcentrum Kunderhoes

Hogeweg 74, 6367 BG VOERENDAAL

Stichting Trefcentrum Kunderhoes hecht veel waarde aan de bescherming en borging van ieders persoonsgegevens. In dit Privacy Reglement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Stichting Trefcentrum Kunderhoes houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval aan de volgende voorwaarden dienen te voldoen:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy Reglement;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze gegevens nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Stichting Trefcentrum Kunderhoes zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy Reglement, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, dan kan dit via de contactgegevens op de laatste bladzijde van dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van Klanten of leveranciers

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door Stichting Trefcentrum Kunderhoes verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve doeleinde;
• Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
• Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De overeengekomen opdracht.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Stichting Trefcentrum Kunderhoes de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Adresgegevens;
• (Zakelijk) Telefoonnummer;
• (Zakelijk) E-mailadres;
• Naam van vereniging/stichting/bedrijf.

Deze gegevens zijn noodzakelijk om gebruik te mogen/kunnen maken van de faciliteiten van Stichting Trefcentrum Kunderhoes.

Foto’s van personen worden op de website gepubliceerd

Verwerking van persoonsgegevens van medewerkers

Persoonsgegevens van medewerkers worden door Stichting Trefcentrum Kunderhoes verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Uitvoering geven aan de bestuursfunctie

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

• De bestuursfunctie

Voor de bovenstaande doelstelling kan Stichting Trefcentrum Kunderhoes de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Geboortedatum;
• Kopie ID;
• BSN-nummer;
• Bankgegevens.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het verzorgen van de loonadministratie;
• Het bewaren van backup van alle Kunderhoes documenten en administratie;
• Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere huurders/partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Cameratoezicht

Op alle buitendeuren is een bordje cameratoezicht aanwezig. In het Kunderhoes maken wij gebruik van cameratoezicht om personen en onze eigendommen te beschermen. Ook maken wij gebruik van cameratoezicht om te monitoren of gebruikers de gemaakte afspraken nakomen aangezien niet continue een beheerder aanwezig is.  De camerabeelden worden niet langer bewaard dan noodzakelijk: maximaal 48 uur. Echter, bij een vastgelegd incident bewaren wij de beelden totdat het betreffende incident is afgehandeld.

Fotobeleid

Het is voor Stichting Trefcentrum Kunderhoes waardevol om in de communicatiemiddelen aansprekende, enthousiasmerende en natuurlijk fatsoenlijke foto’s te plaatsen. Voor het uitvoeren van een bestuursfunctie wordt aan nieuwe leden of nieuwe huurders expliciet toestemming gevraagd of zij hier bezwaar tegen hebben. Overige (reeds bestaande) leden of huurders kunnen aan de secretaris aangeven indien zij niet willen dat hun foto in een van de communicatiemiddelen wordt gebruikt.

Website van derden

Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen namelijk niet garanderen dat deze websites op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Lees altijd voor gebruik van de desbetreffende website de Privacyverklaring van deze website voor meer informatie over de manier waarop zij met uw gegevens omgaan.

Bewaartermijn

Stichting Trefcentrum Kunderhoes bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Uw persoonsgegevens worden door Stichting Trefcentrum Kunderhoes opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

• Gedurende de looptijd dat de bestuursfunctie werd uitgeoefend en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens Stichting Trefcentrum Kunderhoes van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Meldplicht datalekken

Mochten, ondanks al onze organisatorische en technische maatregelen, onbedoeld en ongewenst persoonsgegevens verloren gaan dan wel in verkeerde handen terecht komen dan zal Stichting Trefcentrum Kunderhoes zo snel als mogelijk doch binnen 72 uren een melding doen aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Indien het “datalek” gaat om gevoelige persoonsgegevens die u persoonlijk, financieel en economisch kan raken, dan zal Stichting Trefcentrum Kunderhoes u onverwijld informeren. Mocht het persoonlijk informeren niet lukken dat zal Stichting Trefcentrum Kunderhoes zich bedienen van een openbare melding via de gezaghebbende media.

Binnen de AVG wordt met klem gesproken over het lekken van persoonsgegevens als gevolg van beveiligingsproblemen.

Stichting Trefcentrum Kunderhoes houdt een register bij waarin elk gemeld “datalek” wordt vastgelegd. Hierin worden vastgelegd, alle details van het “datalek”, de gevolgen voor betrokkenen en de maatregelen die zijn genomen om herhaling te voorkomen.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook hebt u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Reglement nog vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Stichting Trefcentrum Kunderhoes

Hogeweg 74

6367 BG VOERENDAAL

secretariaat ‘apestaartje’ kunderhoes.nl

Versie: Jan 2025